Polityka prywatności serwisu DomAdmin.pl

1. Kto jest administratorem danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest [dane administratora] (do uzupełnienia). Administrator to podmiot, który decyduje, po co i jak dane są przetwarzane – w tej polityce piszemy o nim „my”.

Kontakt w sprawach danych: [email protected]. Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych – w sprawach danych pisz na ten adres.

Polityka dotyczy aplikacji DomAdmin.pl, która pomaga właścicielom domów pilnować obowiązków: kontroli, czyszczenia przewodów i rat podatku od nieruchomości. Opisuje, jak przetwarzamy dane osób, które mają konto albo do nas piszą, zgodnie z RODO (unijnym rozporządzeniem o ochronie danych osobowych).

2. Jakie dane przetwarzamy i skąd je mamy

Większość danych podajesz Ty: przy zakładaniu konta i w trakcie korzystania z aplikacji. Część zapisuje się automatycznie, gdy korzystasz z DomAdmin.pl (np. historia przypomnień i dane techniczne). Jeśli logujesz się przez Google, część danych konta dostajemy od Google – opisujemy je niżej. Poza tym nie pobieramy danych o Tobie z innych źródeł.

• Konto: adres e-mail, data założenia konta i ostatniego logowania, język aplikacji. Hasło przechowuje dostawca logowania tylko jako skrót (zapis, z którego nie da się odtworzyć hasła) – nie znamy go.
• Logowanie przez Google (jeśli z niego korzystasz): imię i nazwisko z konta Google, adres e-mail konta Google i identyfikator konta Google (numer, po którym Google rozpoznaje konto). Hasła do konta Google nie dostajemy.
• Akceptacja regulaminu: wersja regulaminu, data akceptacji, wersja polityki prywatności, którą wtedy pokazaliśmy, oraz to, czy akceptacja była przy zakładaniu konta, czy później. Akceptując regulamin, oświadczasz też, że masz ukończone 18 lat – daty urodzenia nie zbieramy. W zapisie akceptacji nie ma adresu IP.
• Dane domów: nazwa domu (wpisujesz ją Ty), adres – jeśli go podasz, odpowiedzi o ogrzewaniu, gazie i wentylacji, kolejność domów na liście oraz odpowiedzi zapisane w formularzu przed jego dokończeniem. Nazwa domu pojawia się w e-mailach z przypomnieniami, adres domu – nie.
• Obowiązki i ich historia: terminy, daty wykonania (z dokładnością do dnia albo miesiąca), skąd wiemy o wykonaniu (np. z Twojej odpowiedzi na pytanie) oraz informacja, że rata podatku została zapłacona – bez kwoty.
• Protokoły: zdjęcia i pliki PDF, które dodajesz jako dowód wykonania (np. protokół kontroli, potwierdzenie przelewu). Mogą zawierać dane innych osób, np. imię, nazwisko i numer uprawnień kominiarza albo dane z przelewu. Zdjęcia zmniejszamy w przeglądarce przed wysłaniem, co usuwa z nich m.in. dane o miejscu wykonania; pliki PDF zapisujemy bez zmian, razem z zapisanymi w nich informacjami (np. autor pliku).
• Przypomnienia: historia wysłanych e-maili (kiedy i o których obowiązkach napisaliśmy, czy wysyłka się udała) oraz treść e-maila: Twój adres e-mail, nazwy domów, obowiązki i terminy.
• Korespondencja: e-maile, które do nas wysyłasz, i nasze odpowiedzi.
• Dane techniczne: adres IP i wyliczana z niego przybliżona lokalizacja (np. miasto), nazwa i wersja przeglądarki oraz systemu, adresy otwieranych stron i zapytań, zdarzenia logowania. Trafiają do danych sesji logowania oraz do dzienników technicznych (zapisów zdarzeń na serwerach) naszego dostawcy bazy i logowania i dostawcy serwerów, na których działa aplikacja.
• Otwarcia e-maili i kliknięcia w linki – opisujemy je w rozdziale 8.

Dane z konta Google. Logowanie przez Google jest dobrowolne – konto możesz założyć też adresem e-mail i hasłem. Gdy wybierzesz logowanie przez Google i zgodzisz się na to w oknie Google, Google przekaże nam (przez naszego dostawcę logowania, Supabase) dane wymienione wyżej: imię i nazwisko, adres e-mail i identyfikator konta Google, a także link do zdjęcia profilowego (nie wyświetlamy go i nie używamy) i informację, czy Google potwierdził adres e-mail. Hasło do konta Google wpisujesz tylko na stronie Google – nigdy go nie dostajemy. Nie mamy dostępu do innych danych ani usług Twojego konta Google (np. poczty, kontaktów, kalendarza czy plików). Adresu e-mail i identyfikatora używamy tylko do założenia konta w DomAdmin.pl i do logowania, a imienia – żeby zwracać się do Ciebie po imieniu. Przechowujemy je razem z danymi konta, do jego usunięcia (rozdział 5). Udostępniamy je tylko dostawcom, którzy w naszym imieniu prowadzą logowanie i bazę danych (rozdział 6); nie sprzedajemy ich i nie używamy do reklamy. [po S8 B: sprawdzić na pierwszym koncie Google, czy lista danych jest pełna] (do uzupełnienia)

Jeśli masz już konto w DomAdmin.pl na ten sam adres e-mail, logowanie przez Google prowadzi do tego samego konta. Twoje konto Google prowadzi Google jako odrębny administrator, według swojej polityki prywatności (otwiera się w nowej karcie). Dostęp DomAdmin.pl do konta Google możesz w każdej chwili odebrać w ustawieniach konta Google (otwiera się w nowej karcie) – nie usuwa to konta w DomAdmin.pl (o usunięcie konta poproś e-mailem, rozdział 9).

Nie potrzebujemy danych szczególnie chronionych (np. o zdrowiu) ani numeru PESEL – nie wpisuj ich w nazwie ani w adresie domu.

Dane innych osób. Protokoły, które dodajesz, mogą zawierać dane innych osób, np. imię, nazwisko i numer uprawnień kominiarza albo dane z potwierdzenia przelewu. Nazwa albo adres domu może też wskazywać właściciela, który nie ma konta (gdy konto ma osoba przez niego upoważniona). Te dane dostajemy od Ciebie, a nie od tych osób. Przechowujemy je tylko jako część Twojego domu i protokołu, tak długo jak dom albo konto, i nie używamy ich do niczego innego. Nie piszemy do tych osób osobno: nie znamy ich adresów, a szukanie ich wymagałoby zbierania o nich kolejnych danych (art. 14 ust. 5 lit. b RODO). Dlatego informacje dla nich są w tej polityce, dostępnej publicznie. Te osoby mają prawa opisane w rozdziale 9 i mogą pisać na [email protected].

3. Po co i na jakiej podstawie

Uzasadniony interes to nasz ważny powód, na który pozwalają przepisy, o ile nie przeważają nad nim Twoje interesy, prawa i wolności. Wobec przetwarzania na tej podstawie możesz zgłosić sprzeciw (rozdział 10).

Nie opieramy przetwarzania na zgodzie. Nie wysyłamy reklam ani newslettera i nie używamy danych do marketingu.

4. Czy musisz podać dane

Żaden przepis nie nakłada na Ciebie obowiązku podania nam danych. Podanie części z nich jest jednak warunkiem korzystania z DomAdmin.pl:

• adres e-mail i hasło (albo logowanie przez Google) są potrzebne do założenia konta i logowania – bez nich nie założysz konta;
• odpowiedzi o domu (ogrzewanie, gaz, wentylacja) są potrzebne, żeby wskazać obowiązki – bez nich pokażemy tylko obowiązki, które nie zależą od wyposażenia domu (raty podatku od nieruchomości);
• daty ostatniego wykonania możesz pominąć – obowiązek ma wtedy stan „do sprawdzenia”, a o datę zapytamy w porannym e-mailu i będziemy pytać co 30 dni, dopóki nie odpowiesz;
• adres domu i protokoły są dobrowolne – bez nich aplikacja działa tak samo.

5. Jak długo przechowujemy dane

• Dane konta (także dane z konta Google) i zapis akceptacji regulaminu – do usunięcia konta.
• Konta, które nie mają akceptacji regulaminu albo nie zostały potwierdzone (adres e-mail bez kliknięcia w link potwierdzający), usuwamy po upływie 30 dni od założenia.
• [konta długo nieużywane – okres ustalimy z radcą] (do uzupełnienia)
• Dane domów, obowiązki, ich historia i protokoły – do usunięcia domu albo konta. Gdy zmieniasz protokół, poprzedni plik usuwamy. Odpowiedzi zapisane w formularzu przed jego dokończeniem usuwamy po dokończeniu formularza.
• Treść wysłanych przypomnień w naszym dzienniku – 30 dni. Informacje o wysyłce (kiedy wysłaliśmy e-mail i czy wysyłka się udała) – do usunięcia konta. Informację, o których obowiązkach był e-mail, usuwamy razem z domem albo kontem.
• Dane sesji logowania (adres IP, przeglądarka) – do wylogowania albo usunięcia konta.
• Dzienniki techniczne u dostawcy bazy i logowania – do 1 dnia.
• Dzienniki zapytań do aplikacji u Google Cloud (adres IP, przeglądarka, adres strony, czas) – 30 dni.
• Dziennik wysyłki u Brevo (adres odbiorcy, temat, daty zdarzeń) – 1 miesiąc, bez kopii treści e-maili.
• Dane e-maili wysłanych na adres kontaktowy u OVH (nadawca, odbiorca, temat) – [okres przechowywania dziennika przekierowań u OVH – do sprawdzenia przy podpinaniu domeny] (do uzupełnienia).
• Korespondencja, w tym reklamacje, zgłoszenia treści i sprawy dotyczące Twoich praw – do załatwienia sprawy, a potem do upływu przedawnienia roszczeń z nią związanych: najdłużej 6 lat, licząc do końca roku kalendarzowego (art. 118 Kodeksu cywilnego). Zwykłe pytania, z których nie wynika spór, usuwamy 12 miesięcy po załatwieniu sprawy.

Gdy usuwasz dom, usuwamy od razu jego dane, obowiązki, historię i protokoły, a także informację, o których jego obowiązkach były przypomnienia. Nazwa domu może zostać jeszcze do 30 dni w treści wysłanych już przypomnień.

Gdy na Twoją prośbę usuniemy konto, usuwamy pliki protokołów i wszystkie dane konta w bazie, także dziennik przypomnień. U Brevo usuwamy Twój adres z dziennika wysyłki i z listy adresów, na które wstrzymano wysyłkę. Dzienniki techniczne dostawców znikają po okresach podanych wyżej. Dane, które Brevo przetwarza na własne cele, Brevo przechowuje według swojej polityki prywatności.

Nie tworzymy kopii zapasowych bazy danych, a pliki protokołów nie są objęte kopiami.

6. Komu przekazujemy dane

Supabase, Google Cloud, Brevo i OVH przetwarzają dane w naszym imieniu i tylko na nasze polecenie – na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych, w których zobowiązały się je chronić. Wyjątek: część danych technicznych wysyłki e-maili Brevo przetwarza także na własne cele, jako odrębny administrator (rozdział 8). Google Ireland nie przetwarza danych w naszym imieniu – korespondencję w skrzynce Gmail i dane konta Google przetwarza jako odrębny administrator. [umowy powierzenia – po ustaleniu administratora i właścicieli kont Supabase, Google Cloud, Brevo, OVH (Z4); zakres własnych celów Brevo – oceni radca] (do uzupełnienia)

Nie przekazujemy Twoich danych narzędziom sztucznej inteligencji, których zespół używa przy budowie aplikacji.

Poza tym dane mogą dostać organy publiczne, np. sąd, policja albo prokuratura: gdy zażądają ich na podstawie przepisów w konkretnej sprawie albo gdy przepisy nakazują nam zawiadomić je z własnej inicjatywy – np. o treści, która wskazuje na przestępstwo zagrażające życiu lub bezpieczeństwu ludzi (art. 18 aktu o usługach cyfrowych). Nie sprzedajemy danych.

Jak chronimy dane: każdy użytkownik ma dostęp tylko do własnych danych, a połączenie z aplikacją i połączenia z serwerami dostawców bazy, logowania, plików i wysyłki e-maili są szyfrowane (https). Zespół DomAdmin.pl sięga do danych tylko wtedy, gdy to potrzebne do utrzymania usługi, do załatwienia Twojej prośby albo zgłoszenia treści lub gdy wymaga tego prawo.

7. Przekazywanie danych poza EOG

Europejski Obszar Gospodarczy (EOG) to Unia Europejska oraz Islandia, Liechtenstein i Norwegia. Bazę danych i pliki protokołów przechowujemy w UE (Frankfurt), a aplikacja działa na serwerach w Polsce (Warszawa). Niektórzy dostawcy i ich podwykonawcy mają do danych dostęp spoza EOG, a e-maile wysłane na adres kontaktowy trafiają do skrzynki Google:

• Supabase – Singapur i USA (spółki Supabase i podwykonawcy, np. dostawcy serwerów i sieci). Zabezpieczenie: standardowe klauzule umowne, czyli umowy według wzoru przyjętego przez Komisję Europejską (decyzja (UE) 2021/914), w których odbiorca zobowiązuje się chronić dane tak, jak wymagają przepisy UE. Szczegóły: umowa powierzenia Supabase (otwiera się w nowej karcie) i polityka prywatności Supabase (otwiera się w nowej karcie).
• Google Cloud – spółki Google i ich podwykonawcy w różnych krajach, także w USA (utrzymanie i wsparcie usługi). Zabezpieczenie: standardowe klauzule umowne, a dla Google LLC także unijno-amerykańskie ramy ochrony danych. Szczegóły: umowa powierzenia Google Cloud (otwiera się w nowej karcie) i lista podwykonawców Google Cloud (otwiera się w nowej karcie).
• Brevo – USA i Indie (podwykonawcy Brevo i spółki z jego grupy: obsługa zgłoszeń, utrzymanie usługi, sieć). Zabezpieczenie: standardowe klauzule umowne, a dla USA także unijno-amerykańskie ramy ochrony danych (Data Privacy Framework). Szczegóły i lista podwykonawców: warunki Brevo z umową powierzenia (otwiera się w nowej karcie) i polityka prywatności Brevo (otwiera się w nowej karcie).
• Google (skrzynka, do której trafia korespondencja na adres kontaktowy, i konto Google przy logowaniu przez Google) – serwery w różnych krajach, także w USA. Zabezpieczenie: unijno-amerykańskie ramy ochrony danych (Google LLC), a gdzie to potrzebne – standardowe klauzule umowne. Szczegóły: polityka prywatności Google (otwiera się w nowej karcie) i ramy przekazywania danych (otwiera się w nowej karcie).

Unijno-amerykańskie ramy ochrony danych to decyzja Komisji Europejskiej, według której firmy z USA, które do nich przystąpiły, zapewniają odpowiedni poziom ochrony danych. Gdyby ta decyzja przestała obowiązywać, przekazanie danych do USA opiera się na standardowych klauzulach umownych.

Kopię standardowych klauzul umownych prześlemy na prośbę wysłaną na [email protected].

8. E-maile: otwarcia i kliknięcia

E-maile z przypomnieniami i e-maile logowania (potwierdzenie adresu, link do ustawienia nowego hasła) wysyłamy przez Brevo. Brevo umieszcza w każdym e-mailu niewidoczny element graficzny (tzw. piksel), dzięki któremu rejestruje otwarcie wiadomości, i kieruje kliknięcia w linki przez swój serwer, zanim otworzy się nasza aplikacja. Przy otwarciu i kliknięciu Brevo rejestruje m.in. czas oraz dane techniczne połączenia (np. adres IP).

Brevo używa tych danych m.in. do zbiorczych statystyk wysyłki – także na własne cele, jako odrębny administrator, według swojej polityki prywatności (otwiera się w nowej karcie). W planie, z którego korzystamy, nie da się usunąć tego elementu ani przekierowania linków.

Nie sprawdzamy, kto otworzył e-mail ani kto kliknął link – w panelu dostawcy otwarcia i kliknięcia nie są przypisane do Twojego adresu.

Jak to ograniczyć: wyłącz w programie pocztowym automatyczne wyświetlanie obrazków – wtedy otwarcie nie zostanie zarejestrowane. Kliknięcia w linki zawsze przechodzą przez serwer Brevo – także w e-mailach logowania, w których link trzeba kliknąć. W przypomnieniach zamiast klikać możesz otworzyć DomAdmin.pl w przeglądarce i się zalogować – obowiązki zobaczysz na pulpicie.

9. Twoje prawa

Masz prawo do:

• dostępu – dowiedzieć się, jakie dane o Tobie przetwarzamy, i dostać ich kopię (także danych, których nie widać w aplikacji, np. historii przypomnień);
• sprostowania – poprawić nieprawidłowe dane. Nazwę, adres i odpowiedzi o domu zmienisz w aplikacji („Zmień dane domu”), a błędną datę w historii albo adres e-mail konta poprawimy na Twoją prośbę;
• usunięcia – dom razem z protokołami usuniesz w aplikacji („Usuń dom”). Konto usuniemy na prośbę wysłaną e-mailem, w ciągu 14 dni; jeśli o to poprosisz, wcześniej prześlemy Twoje protokoły;
• ograniczenia przetwarzania – np. na czas, gdy sprawdzamy, czy dane są prawidłowe;
• przenoszenia – dostać dane, które nam podajesz (dane domów, daty wykonania, protokoły – bez terminów, które wylicza aplikacja), w popularnym formacie, który da się odczytać na komputerze, albo poprosić o przesłanie ich innemu administratorowi, jeśli to technicznie możliwe;
• sprzeciwu – wobec przetwarzania na podstawie naszego uzasadnionego interesu (rozdział 10);
• skargi do Prezesa UODO (rozdział 11).

Jak skorzystać z praw: napisz na [email protected], najlepiej z adresu e-mail konta. Gdy będziemy mieć wątpliwość, kto pisze, poprosimy o potwierdzenie z tego adresu. Odpowiemy w ciągu miesiąca; w trudnej sprawie albo przy wielu prośbach termin może się wydłużyć o kolejne dwa miesiące – wtedy w ciągu pierwszego miesiąca napiszemy, dlaczego. Załatwienie Twojej prośby jest bezpłatne. Wyjątek: prośby ewidentnie nieuzasadnione albo nadmierne, np. uporczywie powtarzane – wtedy możemy pobrać rozsądną opłatę albo odmówić (art. 12 ust. 5 RODO).

Przypomnienia e-mailem są częścią usługi. Jeśli nie chcesz ich dostawać, możesz usunąć konto. Co się dzieje po kliknięciu „Unsubscribe” w programie pocztowym, opisuje regulamin.

10. Prawo sprzeciwu

11. Skarga do Prezesa UODO

Jeśli uważasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem, możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa (uodo.gov.pl (otwiera się w nowej karcie)).

12. Decyzje automatyczne

Aplikacja sama wylicza listę obowiązków i terminów z Twoich odpowiedzi o domu i z dat wykonania – według reguł opisanych w katalogu Skąd te obowiązki? (dostępnym po zalogowaniu). Nie podejmujemy decyzji opartych wyłącznie na automatycznym przetwarzaniu, które wywołują wobec Ciebie skutki prawne albo w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływają.

Nie profilujemy (nie oceniamy Cię na podstawie danych) i nie używamy sztucznej inteligencji do przetwarzania Twoich danych w aplikacji.

13. Ciasteczka i pamięć przeglądarki

Ciasteczka to małe pliki, które strona zapisuje w Twojej przeglądarce. Używamy tylko tych, bez których DomAdmin.pl nie działa:

• ciasteczko sesji logowania (nazwa zaczyna się od „sb-” i kończy na „auth-token”, czasem jest podzielone na kilka części) – ustawia je nasza aplikacja (z pomocą biblioteki logowania Supabase), żeby nie trzeba było logować się przy każdym wejściu. Zawiera dane sesji, w tym numer konta i adres e-mail. Znika po wylogowaniu; bez wylogowania wygasa najpóźniej ok. 400 dni od ostatniego odświeżenia sesji (sesja odświeża się, gdy korzystasz z aplikacji).
• ciasteczko logowania przez Google (nazwa zaczyna się od „sb-” i kończy na „auth-token-code-verifier”) – ustawia je nasza aplikacja tylko wtedy, gdy wybierasz logowanie przez Google. Zawiera jednorazowy kod, dzięki któremu po powrocie ze strony Google aplikacja bezpiecznie kończy logowanie (nikt inny nie dokończy go za Ciebie). Usuwamy je zaraz po powrocie ze strony Google, także gdy logowanie się nie uda. Jeśli zamkniesz stronę Google bez powrotu do aplikacji, ciasteczko zostaje do następnego logowania przez Google, najdłużej ok. 400 dni.

Pamięć karty przeglądarki (sessionStorage) przechowuje dwie rzeczy potrzebne funkcjom, z których korzystasz: pasek z potwierdzeniem zapisu (np. „Zapisane…”, może zawierać nazwę domu albo adres e-mail konta) i ostatni widok pulpitu (wybrany dom i okres), żeby po przejściu na inną stronę aplikacji wrócić do tego samego widoku. Przeglądarka nie wysyła tych danych sama na serwer – zapamiętany dom i okres trafiają tylko do adresu pulpitu, gdy do niego wracasz. Znikają po zamknięciu karty.

Nie używamy ciasteczek reklamowych i analitycznych ani innych narzędzi śledzących na stronie. Czcionki wysyłamy z naszego serwera, a nie z serwisów zewnętrznych. Na stronie logowania Google, na którą przechodzisz przy logowaniu przez Google, ciasteczka ustawia Google według swoich zasad.

Te ciasteczka i pamięć karty są niezbędne do działania usługi, z której chcesz korzystać, więc nie wymagają Twojej zgody (art. 399 ust. 3 pkt 2 ustawy z 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej).

Ciasteczka i dane stron możesz w każdej chwili usunąć w ustawieniach przeglądarki (zwykle w części „Prywatność” albo „Historia”). Po usunięciu ciasteczka sesji trzeba zalogować się ponownie, a gdy ciasteczka są zablokowane, logowanie nie działa.

14. Zmiany polityki

Politykę zmieniamy, gdy zmienia się aplikacja, dostawcy albo przepisy. Każda wersja ma datę, którą podajemy na górze strony; wcześniejsze wersje są dostępne na dole tej strony.

O istotnych zmianach (np. nowy dostawca albo nowy rodzaj danych) poinformujemy e-mailem albo w aplikacji, zanim zaczną obowiązywać. Jeśli zechcemy przetwarzać dane w nowym celu, poinformujemy Cię przed rozpoczęciem takiego przetwarzania.

Polityki nie trzeba akceptować – to informacja o tym, jak przetwarzamy dane. Zapisujemy tylko, którą wersję pokazaliśmy przy akceptacji regulaminu.